Diese Datenschutzhinweise informieren Sie über die Datenverarbeitung in der Kanzlei ELIXMANN Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

1. Verantwortliche/r im Sinne des Datenschutzrechts

ELIXMANN Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Arnsberg unter HRB 16037vertreten durch: Herrn Rechtsanwalt und Notar Patrick J. Elixmann, LL.M, EMBA

Werler Landstraße 40
59494 Soest
Telefon: +49 (0)2921 – 3656-0
Fax: +49 (0) 2921 – 3656-56
E-Mail: info@goeppentin-elixmann.de

2. Datenschutzbeauftragter

Dipl. Inform. Olaf Tenti
c/o GDI Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH

Körnerstr 45
58095 Hagen

Handelsregister des Amtsgerichts Hagen: HRB 8805

Telefon: 02331 / 35 68 320 Telefax: 02331 / 35 68 32 1 E-Mail: info@gdi-mbh.eu

Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten:

Der Datenschutzbeauftragte ist unter den Kontaktdaten der Kanzlei sowie den vorgenannten Kontaktdaten der GDI Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH sowie unter www.gdi-mbh.eu erreichbar.

2. Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Ich verarbeite in meiner Kanzlei die folgenden personenbezogenen Daten:

• Vor- und Nachname, Anrede, ggf. Titel
• Postanschrift/en
• Telefonnummer/n
• ggf. Telefaxnummer/n
• E-Mail-Adresse/n
• Steueridentifikationsnummern
• Notwendige Informationen, die für die angemessene anwaltliche Mandatsausführung bzw. für den Notarauftrag benötigt werden, z.B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z.B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen; in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z.B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten
• Daten aus öffentlichen Registern, z.B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

3. Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten

• Ausführung und Abwicklung des Mandatsverhältnisses bzw. des Notarauftrages einschließlich der Korrespondenz
• Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Rechtsanwalt bzw. Notar
• Bearbeitung im Rahmen von gegenseitigen Ansprüchen aus dem Mandatsvertrag bzw. Notarauftrags (z.B. Rechnungsstellung, Leistungs-, Vergütungs- und Haftungsansprüche usw.).

Ein Notar ist Träger eines öffentlichen Amtes. Die Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für uns zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von uns bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass wir die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

4. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b DSGVO zur Erfüllung des Mandatsvertrages bzw. des Notarauftrages
• Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe c DSGVO zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten, denen wir als Rechtsanwalt bzw. Notar unterliegen
• Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f DSGVO, soweit die Datenverarbeitung zur Wahrung von berechtigten Interessen von mir oder eines Dritten erforderlich ist; insbesondere liegt die kontinuierliche Geschäftsbeziehung zu seinen anwaltlichen Mandanten in meinem berechtigten Interesse, Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a DSGVO, soweit sie die Einwilligung zur Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke gegeben haben.

5. Die Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte

Die Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur in Ihrem Auftrag und mit Ihrem Einverständnis unter Wahrung gesetzlicher Verschwiegenheitspflichten. Ich bzw. meine Kanzlei geben personenbezogene Daten im Rahmen des Mandatsverhältnisses bzw. des Notarauftrages beispielsweise je nach Art und Umfang des anwaltlichen Mandats bzw. Notarauftrages und den gesetzlichen Pflichten an folgende Empfänger weiter:

• Behörden, Gerichte, Gutachterausschüsse und Finanzämter
• Öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister
• Verfahrensbeteiligte und deren anwaltliche Rechtsvertretung
• Sozialversicherungsträger
• Bundesanzeiger Verlag GmbH
• Banken, Kreditinstitute, Versicherungen und Berufsgenossenschaften
• Rechtsanwalts- oder Notarkammer oder die Dienstaufsichtsbehörde, die wiederum der Verschwiegenheit unterliegt, im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sowie Behörden der Geldwäschaufsicht.
• Auftragsverarbeiter (z.B. Rechenzentren, IT-Dienstleister, Druckdienstleister, Entsorgungsfirmen etc.), deren Dienstleistungen wir nur nutzen, soweit diese als mitwirkende Person auf die Wahrung unserer Berufsgeheimnisse gem. § 203 Abs. 3 Strafgesetzbuch verpflichtet sind
• je nach Auftrag an weitere Empfänger, die ich mit Ihnen abstimme

6. Eine Datenübermittlung in Drittstaaten

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Mandatsvertrages bzw. Notarauftrages (z.B. Zahlungsaufträge) erforderlich oder Sie mir Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO) sicherstellen.

Die personenbezogenen Daten werden bei mir im Rahmen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Diese belaufen sich bei anwaltlichen Mandaten auf sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Handakten, sofern händisch und nicht elektronisch geführt, kann schon vor Ablauf der genannten Fristen erlöschen, wenn Sie die Handakten innerhalb von sechs Monaten, nachdem wir Sie zur Abholung aufgefordert hat, nicht in Empfang genommen haben. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfolgt von uns eine Prüfung, ob Gründe für eine weitere Aufbewahrung vorliegen, wie beispielsweise zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Zudem erfolgt eine Aufbewahrung soweit wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

Bei notariellen Aufträgen gelten nach § 50 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

• Eintragungen im Urkundenverzeichnis, in der Erbvertragssammlung verwahrte Dokumente, in der Sondersammlung verwahrte Dokumente, in der elektronischen Urkundensammlung verwahrte Dokumente: 100 Jahre
• Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis, in der Urkundensammlung verwahrte Dokumente und in der Generalakt verwahrte Dokumente: 30 Jahrein der Nebenakte verwahrte Dokumente: 7 Jahre (der Notar kann gemäß § 52 Abs. 2 NotAktVV schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist von höchstens 30 Jahren bestimmen, z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z.B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden).

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre notariellen Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet (§ 35 Abs. 6 S. 2 Bundesnotarordnung), sofern wir nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

7. Ihre Rechte als „betroffene Person“

Sie haben folgende Rechte als „betroffene Person“, deren Daten ich verarbeite:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung („Vergessenwerden“) nach Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Recht auf Übertragung Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format nach Art. 20 DSGVO

Soweit wir die Verarbeitung für bestimmte Zwecke Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung durchführen, haben Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Nach Erhalt Ihres Widerrufs werden wir die Datenverarbeitung für die Zwecke einstellen, für die Sie mir die Einwilligung erteilt haben. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor Erhalt Ihres Widerrufs bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht:

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung von berechtigten Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f DSGVO verarbeiten, haben Sie nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, dieser Verarbeitung aus Gründen zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO jederzeit ohne Begründung widersprechen. Um Ihr Widerspruchsrecht auszuüben, genügt eine formlose Mitteilung an mich (z.B. per E-Mail an info@goeppentin-elixmann.de ) unter der Angabe, welcher Datenverarbeitung Sie widersprechen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt, haben Sie das Recht zur Beschwerde nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz (in der Regel Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit). Die Beschwerde kann insbesondere bei der Aufsichtsbehörde eingelegt werden, die am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist. Am Sitz meiner Kanzlei ist folgende Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zuständig: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44 in 40102 Düsseldorf, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Tel.: 0211/38424-0, Fax: 0211/38424-999 E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

8. Rechtsstand

Diese Hinweise entsprechen dem Rechtsstand vom 01. Januar 2026. Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzhinweise an Änderungen in Vorschriften oder der Rechtsprechung anzupassen.